¿Porque deberías dejar de usar Excel?

Cada vez que un usuario me pide ayuda diciendo una frase que empieza con "Tengo una hoja de Excel compartida que..." o "Tengo un Excel con una macro que...", personalmente, lo primero que me viene a la cabeza es "No estás utilizando la herramienta adecuada". Necesitas algo, algo que quizá ni siquiera sabes que necesitas (probablemente una base de datos o un software) que debería cubrir esa función. ¿Y cómo sabes si necesitas otra herramienta?

Cosas que una empresa no debería hacer con Excel

- Hacer sus cálculos (estructuras, instalaciones, infraestructuras...) en Excel.

- Hacer presupuestos, gestionar pedidos, lanzar albaranes con Excel.

- Hacer, compartir y almacenar informes y reportes en Excel.

- Gestiona proyectos con Excel, Kanban en Excel, Gantt en Excel.

- Llevar el control de personal, absentismo, fichajes y vacaciones en Excel.

- Almacena información de clientes y proveedores en Excel.

- Basar tu contabilidad y tu plan estratégico en Excel.

Pero eso no es todo, aquí tienes 6 razones por las que deberías dejar de usar Excel y buscar una herramienta que se adapte mejor a tus necesidades.

1. Excel es una simple tabla. Nada impide que, por error, el usuario escriba en la celda equivocada o que, al mover o copiar datos, éstos se crucen y acabes perdiendo datos.

2. La velocidad de una hoja de cálculo de Excel no puede compararse con el uso de una herramienta de desarrollo. Operaciones como las búsquedas en varios miles de filas, que son prohibitivas en Excel, se ejecutan sin esfuerzo en un software. Cuando haces una consulta con Excel tardas una media de 3 minutos, mientras que con otro software puedes hacer la misma consulta en 0,3 segundos.

3. Las hojas de Excel pueden ser muy grandes y pueden acumular enormes cantidades de datos. Pero, aun así, no es nada comparado con lo que se puede almacenar en una base de datos desarrollada. Además, aunque puedas almacenar grandes cantidades de datos en Excel, no puedes gestionar los datos adecuadamente, las búsquedas son lentas y es fácil cometer errores y ofrecer resultados erróneos.

4. En una hoja de Excel no puedes realizar ninguna acción automatizada ni recibir avisos internos. El sistema es pasivo, no te informa ni realiza acciones, sólo puedes introducir y rellenar/consultar los datos. Por el contrario, un desarrollo de software puede contemplar cualquier número de flujos de trabajo, independientemente de su complejidad (esto no es posible en una hoja de cálculo).

5. Una hoja de Excel no es más que una tabla. Por mucho que la colorees o cambies sus propiedades, nunca podrá compararse con la interfaz que puedes obtener con una App o una Web.

6. En un desarrollo de software defines qué usuarios o grupos de usuarios tienen acceso a qué información, y qué acciones puede realizar cada uno de ellos.

Esta seguridad no es posible con una hoja de Excel. La hoja de Excel es un rival difícil de batir. En primer lugar, porque su uso está arraigado en el usuario. Sienten que pueden personalizarla, configurarla para que se adapte a sus necesidades. Es sencilla, les resulta familiar, se sienten cómodos utilizándola. El problema no es la hoja de Excel, que, por otra parte, es un programa potente y realmente genial (vamos, que por fin lo he reconocido, en el fondo también me encanta).

El problema es el uso y abuso de las hojas de Excel. Como diría mi madre, cuando sólo tienes una caña, de repente todo parece un anzuelo. Las hojas de cálculo son, en definitiva, programas que nos permiten montar "pequeñas utilidades" rápidamente. Cada vez que alguien utiliza una hoja de Excel es porque un programa (o, lo que es lo mismo, un desarrollador) no le ha proporcionado lo que necesita. La hoja de Excel es el recurso al que se recurre cuando no se tiene "nada mejor".

Por tanto, en un marco de mejora continua, la hoja de Excel siempre será uno de los eslabones débiles e inevitablemente se eliminará.

Más allá de los cálculos rápidos o de hacer un par de gráficos, no deberíamos necesitar utilizar las hojas de Excel. También puede ser útil como esbozo, o primera solución, de lo que luego se convertirá en un desarrollo específico, pero una hoja de cálculo nunca debe considerarse como una solución permanente. Y mucho menos como una solución óptima o deseable. Desde luego, en ningún caso debes basar los procesos fundamentales de tu sistema empresarial en hojas de Excel.